I.                   VẬN ĐƠN

1.     NHẠP VẬN ĐƠN : Dùng để cập nhật dữ liệu những thông tin giao nhận hàng hóa thư từ  như : nơi gửi, nơi nhận, hình thức thanh toán, trọng lượng, nội dung hàng hóa, số tiền cước thanh toán, ngày giờ nhận và phát hàng…

2.     VẬN ĐƠN QUA ĐỐI TÁC : Dùng để ghi nhận lại những vận đơn của công ty  được gửi qua đối tác trung gian ( có thể theo dõi được vận đơn của đối tác).

3.     BÀN GIAO VẬN ĐƠN : Ghi nhận lại thời gian và nơi lưu giữ vận đơn.

4.     THU TIỀN: Ghi nhận lại tổng số vận đơn thu được thu tiền cước vận chuyển và tiền thu hộ (nếu có ) của nhận viên theo ngày.

5.     XUẤT HÓA ĐƠN : đánh dấu những vận đơn cần xuất hóa đơn đối với khách vãn lai.

6.     QUẢN LÝ VẬN ĐƠN : ghi nhận lại trạng thái vận đơn được cấp mới, thu hồi, hủy đã dùng theo mã nhân viên hoặc khách hàng.

7.     CHI TIỀN : ghi nhận lại ngày tháng, nhân viên , số tiền đã chi COD cho khách hàng .

II.                SẢN XUẤT

1.     GỬI SMS

Sau khi nhận nội dung lấy hàng, chức năng này có nhiệm vụ gửi SMS cho nhân viên giao nhận thông  tin lấy hàng. Đồng thời chức năng này quản lý trạng thái lấy hàng của nhân viên giao nhận, các thông tin như: nội dung, thời gian, địa điểm, trạng thái lấy hàng.

2.     XUẤT NHẬP

Chức năng quản lý Xuất – Nhập kho. Các vận đơn được tiền xử lý ( nhân viên bàn giao kho ) trước khi được xử lý theo các quy trình tiếp theo.

Chức năng này bao giồm các quy trình :

-         Nhân viên bàn giao kho

-         Kho xuất tới kho

-         Kho nhập từ kho

-         Kho xuất trả nhân viên

-         Tái nhập.

Chức năng này nhằm đảm bảo vận đơn được quản lý chặt chẽ nhất.

3.     MILSTONE ANDROID

Chức năng này có nhiệm vụ xử lý thông tin nhận hàng, phát hàng thông qua phần mềm cài đặt trên điện thoại cấp cho nhân viên giao nhận.  Ngoài ra phần này còn có chức năng kiểm tra trạng thái nhận hàng hoặc phát hàng,  sự cố của nhân viên nhận – phát hàng, ngoài ra còn xác định được vị trí của nhân viên giao nhận tại 1 thời điểm cụ thể.

4.     ĐÓNG KIỆN

Khi nhân viên tiếp nhận đơn hàng cần đóng kiện, sẽ xử lý trên phần này . Chức năng này nhằm giúp các Kho chủ động được thời gian đóng kiện gỗ - sắt đối với những đơn hàng cần đóng kiện.

5.     BÀN GIAO GIẢI QUYẾT VẬN ĐƠN

Đối với những vận đơn cần xử lý ở các bộ phận khác nhau, cần xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, trạng thái, thời gian xử lý các vận đơn đó. Chức năng này có nhiệm vụ xác định rõ các vấn đề trên

6.     THU HỘ

Có chức năng quản lý các vận đơn thu hộ - vận đơn tiền, nhân viên thu hộ.

7.     XUẤT VẬN ĐƠN TẠI KHO ĐỐI TÁC

Khi tiếp nhận thông tin xuất hàng của đối tác – Người dùng xử dụng chức năng này để nhận hàng,  xử lý thông tin tự động và vận đơn được in ngay tại kho của đối tác.

Các thông tin xuất hàng đi của đối tác được xử lý từ nhiều nguồn như : file cứng, file excel hoặc thông qua kết nối API.

8.     XUẤT HÀNG KHO BAY

Có chức năng quản lý số lượng vận đơn, khối lượng từng vận đơn khi được chuyển qua đường hàng không.

9.     NHẬP CHỨNG TỪ THEO VẬN ĐƠN

Quản lý việc bàn giao các chứng từ của các nhân viên bàn giao lại cho các bộ phận.

10.            ĐĂNG KÝ TẢI

Đối với những đơn hàng lớn cần sử dụng chức năng đăng ký tải, nhằm giúp các Kho có thể chủ động được phương tiện vận chuyển .

Với người đăng ký thì xác định kho vận chuyển, khối lượng vận chuyển, hình thức vận chuyển cũng như thời gian dự kiến về kho. Các kho được chỉ định xử lý thông tin tiếp nhận hoặc không tiếp nhận giúp người đăng ký chủ động chuyển về Kho khác.

Điều này ngoài việc giúp Kho chủ động phương tiện còn giúp người đăng ký xử lý hàng nhanh chóng nếu có sự cố bất ngờ.

III.             KIỂM SOÁT

1.     Duyệt vận đơn free - giảm giá: chức năng duyệt các vận đơn chuyễn hàng nội bộ trong c.ty.

Những vận đơn được giảm giá để không gay ảnh hưởng đến doanh thu

2.     Form sửa vận đơn: chỉnh sửa mã vận đơn hoặc mã lấy hàng sai.

3.     Form nhập khách hàng: tạo mới thông tin khách hàng hoặc thông tin nhân viên trên hệ thống

4.     Form danh mục vùng: phân từ vùng trên hệ thống, để áp bản giá

5.     Form áp giá: áp bản giá theo số kg/klương/ dịch vụ để hệ thống tự đống tính giá

6.     Form nhập thùng hàng: tạo thùng để chứa hàng trên hệ thống.

7.     Nhập tỷ giá: áp dụng cho phần giá được tính bằng ngoại tệ khi quy đổi ra VND

8.     Nhập nhóm quyền: áp theo nhóm nhân viên có chung quyền

9.     Form nhập quyền: tạo ra quyền  để áp cho nhân viên

10.                        Form nhập chi tiết quyền: form group các quyền thành nhóm quyền

11.                        Form áp quyền: áp quyền cho nhanh viên để thao tác trên hệ thống

12.                        Form nhập sms user: áp số điện thoại cho nhân viên để quản lý nhắn tin cho nhân viên đi giao/ nhận hàng

13.                        Form cấp imei: ấp số imei trên điện thoại với nhân viên để nhân viên đăng nhập vào phần mềm android. quản lý có thể nhắn tin cho nhân viên đi lấy hàng, chụp hình bill lúc pháp/nhận hoặc báo sự cố

14.                        Form nhân viên: tạo tên đăng nhập và mật khẩu, và quyền đăng nhập vào chi nhánh cho nhân viên

15.                        Form áp kho hàng: tạo kho hàng, địa chỉ kho để thao tác xuất nhập hàng trên hệ thống

16.                        Form áp phụ phí: áp phụ phí cho huyện hay phường ở xa chi c.ty hay chi nhánh

17.                        Form chi nhánh: tạo chi nhánh khi công ty mở chi nhánh mới

18.                        Form áp phí vùng xa: áp số km từ post đến huyện hay phường để tính thêm phụ phí vùng xa trên hệ thống

IV.            TIỆN ÍCH

1.     Form Thay Đổi Mật Khẩu : yêu cầu bảo mật đối với nhân viên có tài khoản đăng nhập hệ thống 1 tháng phải đổi mật khẩu 1 lần.

2.     Form Lấy Thông Tin Ký Nhận : hỗ trợ bộ phận Kinh doanh , CS lấy nhanh thông tin ký nhận gửi cho khách hàng.

3.     Form Hợp Đồng & Bảng Giá : quản lý thông tin tài liệu về giá cả & hợp đồng của công ty với khách hàng.

4.     Form Kiểm Tra Đơn Đặt Hàng : có chức năng quản lý thông tin, xử lý thông tin mã đặt hàng (mã Order).

5.     Form In Vận Đơn Từ Khách : hỗ trợ in số lượng lớn vận đơn theo thông tin mà khách hàng cung cấp.

6.     Form Tra Thông Tin NV/KH : tra cứu thông tin nhân viên / khách hàng một cách đầy đủ thông tin chi tiết.

7.     Form Nhập Khách Hàng Đối Tác : nhập thông tin khách hàng của bên đối tác để hỗ trợ in nhiều vận đơn cho bên đối tác.

8.     Form Nhập Chất Lượng Dịch Vụ : nhập thông tin về khoảng cách và thời gian cam kết để đổ báo cáo kiểm soát chất lượng dịch vụ.

9.     Form Yêu Cầu Xử Lý : quản lý thời gian xử lý yêu cầu của các phòng ban.

10.                        Form Thay Đổi Mã Nhân Viên : hỗ trợ nhanh thay đổi mã nhân viên và chi nhánh.

11.                        Form Nhập  Chuyến : quản lý thông tin chuyến, xe.

12.                        Form Nhập Tree : nhập các bưu cục, chi nhánh,  miền , nhân viên dưới dạng tree hỗ trợ tiện lợi xem báo cáo theo bưu cục, miền, nhân viên theo bưu cục,…

13.                        Form Xem Vận Đơn Đối Tác :  báo cáo theo ngày số lượng mã vận đơn công ty đi qua mã vận đơn công ty đối tác.

V.               BÁO CÁO

1.     Kiểm soát

a.     Báo cáo vận đơn giảm giá & free

b.     Báo cáo năng suất dịch vụ

c.      Báo cáo chất lượng dịch vụ

d.     Báo cáo bill chưa android

e.      Báo cáo so giá đặt biệt & giá public

f.       Báo cáo chất lượng thời gian giao hang

2.     Kinh doanh

a.     Báo cáo doanh thu chi tiết

b.     Báo cáo doanh thu theo tiêu chí NVKD

c.      Báo cáo doanh thu theo tiêu chí xuất nhập kho

d.     Báo cáo doanh thu theo tiêu chí NVGN

e.      Báo cáo donah thu theo tiêu chí tỉnh gửi&nhận

f.       Báo cáo sản lượng bill khách

3.     Kế toán

a.     Báo cáo kiểm soát thu ngay

b.     Báo cáo giảm trừ

c.      Báo cáo kiểm soát thu hộ

d.     Báo cáo kiểm soát kế toán

e.      Báo cáo chi tiết thu ngay

f.       Báo cáo kiểm soát công nợ

4.     Nhập liệu

a.     Báo cáo kiểm soát bill